Audit Siklus Jasa Personalia

Audit Siklus jasa personalia (personnel services cycle) menyangkut peristiwa dan aktivitas yang berhubungan dengan kompensasi untuk eksekutif dan karyawan. Jenis–jenis kompensasi ini meliputi gaji, upah per jam dan insentif (borongan), komisi, bonus, opsi saham dan tunjangan karyawan (misalnya asuransi kesehatan dan uang cuti). Kelompok transaksi yang utama dalam siklus ini adalah transaksi penggajian (pay roll transactions) .

Pada postingan kali ini akan membahan mengenai Audit Siklus Jasa personalia dengan detail pembahasan sebagai berikut:

1. Tujuan audit siklus jasa personalia
2. Materialitas, risiko inhern, dan prosedur analitis dalam audit siklus jasa personalia
3. Pertimbangan komponen pengendalian internal
4. Dokumen dan catatan umum dalam audit siklus jasa personalia
5. Fungsi- fungsi dan pengendalian terkait audit jasa personalia

Baca juga: Audit Siklus Produksi dan Persediaan

A. Tujuan Audit Siklus Jasa Personalia

Tujuan audit siklus jasa personalia yaitu :

Asersi	Tujuan Audit Transaksi	Tujuan Audit Saldo Akun
Existency (Keberadaan atau keterjadian)	Beban gaji dan upah serta beban PPh Pasal 21 yang tercatat berhubungan dengan dengan kompensasi untuk jasa yang diberikan selama periode berjalan.	Saldo kewajiban gaji dan upah aktual serta beban PPh Pasal 21 menunjukan jumlah yang terhutang pada tanggal neraca.
Kelengkapan	Beban gaji dan upah serta beban PPh Pasal 21 yang tercatat telah mencakup semua jenis beban gaji/upah dan pajak yang terjadi untuk jasa personalia selama tahunberjalan.	Kewajiban gaji dan upah akrual serta PPh Pasal 21 mencakup semua jumlah yang terhutang kepada personel dan lembaga pemerintah pada tanggal neraca.
Hak dan Kewajiban		Kewajiban gaji dan upah akrual serta PPh Pasal 21 adalah kewajiban entitas yang melaporkan.
Penilaian atau alokasi	Beban gaji dan upah serta PPh Pasal 21 telah dihitung serta dicatat secara akurat.	Beban gaji dan upah serta PPh Pasal 21 telah dihitung serta dicatat secara akurat.
Penyajian dan pengungkapan	Beban gaji dan upah serta PPh Pasal 21 telah diidentifikasikan serta diklasifikasikan dengan tepat dalam laporan laba rugi.	Akun kewajiban gaji dan upah akrual serta PPh Pasal 21 telah diidentifikasikan serta diklasifikasikan dengan tepat dalam neraca. Laporan keuangan memuat pengungkapan yang layak atas pensiun dan program tunjangan lainnya.

B. Materialitas, Risiko Inhern, dan Prosedur Analitis dalam Audit Siklus Jasa Personalia

1. Materialitas

Walaupun saldo beban ataupun hutang terkait gaji dan upah bagi eksekutif/karyawan tidak sesignifikan saldo piutang, namun pengungkapan yang berkaitan dengan beban/hutang gaji, upah dan pensiun merupakan pengungkapan yang material.

2. Risiko Inheren

Periode pembayaran bisa ditetapkan secara mingguan, dua bulanan, atau bulanan. Dalam setiap kasus, volume transaksi gaji dan upah mungkin tinggi. Program tunjangan perusahaan dapat melibatkan opsi saham, hak apresiasi saham atau program pensiun yang menyangkut baik masalah pengukuran maupun pengungkapan yang signifikan.

3. Prosedur Analitis

Prosedur analitis berguna dalam mengidentifikasi potensi kecurangan seperti apabila gaji dan upah kotor per karyawan melebihi ekspektasi auditor. Jenis prosedur ini dianggap paling efektif jika auditor bisa menggunakan perangkat lunak audit yang umum, memilah karyawan menurut katagori dan kemudian mengevaluasi rata-rata pembayaran menurut katagori karyawan itu.

Baca juga: Standar Umum Atestasi

C. Pertimbangan Komponen Pengendalian Internal

Seperti untuk kelompok transaksi utama lainnya, kelima komponen pengendalian internal dianggap relevan dengan siklus jasa personalia. Beberapa faktor lingkungan pengendalian mempunyai relevansi yang bersifat langsung.

Manajemen juga harus menilai resiko dan konsekuensi yang berkaitan dengan kesalahan atau kecurangan dalam pemrosesan gaji dan upah. Hal ini dapat menyangkut masalah-masalah seperti pembayaran yang tidak semestinya atau berlebih, pembayaran gaji kepada pihak yang bukan pegawai atau manatan pegawai, perhitungan dan penanganan SPT PPh Pasal 21 yang tidak tepat, serta distribusi biaya tenaga kerja pabrikasi yang tidak tepat.

D. Dokumen dan Catatan yang Umum dalam Audit Siklus Jasa Personalia

Dokumen dan catatan berikut ini penting dalam melaksanakan serta mencatat transaksi penggajian:

1. Otorisasi personalia.
2. Kartu absent (Clock Card)
3. Tiket waktu (Time Ticket)
4. Register penggajian
5. Rekening bank untuk penggajian inprest
6. Cek gaji
7. Ikhtisar distribusi biaya tenaga kerja
8. SPT pajak gaji dan upah
9. File personalia karyawan
10. File induk data personalia
11. File induk penghasilan karyawan

E. Fungsi- fungsi dan Pengendalian Terkait

Pemprosesan transaksi penggajian melibatkan fungsi-fungsi penggajian berikut ini:

1. Memulai transaksi penggajian yang mencakup:

1. Mengangkat karyawan

Semua pengangkatan karyawan dilakukan di department personalia dan harus didokumentasikan dalam formulir otorisasi personalia. Formulir itu harus menunjukan klasifikasi pekerjaan, tariff upah awal, serta potongan gaji dan upah yang diotorisasi.

Pengendalian terhadap pengangkatan karyawan baru pada file induk data personalia akan mengurangi resiko pembayaran gaji dan upah kepada karyawan fiktif. Dengan demikian, pengendalian itu berkaitan dengan asersi eksistensi/ keberadaan atau keterjadian serta hak dan kewajiban untuk transaksi penggajian.

b. Mengotorisasi perubahan gaji dan upah

Permintaan untuk melakukan perubahan klasifikasi pekerjaan atau kenaikan tarif upah dapat dimulai oleh penyelia karyawan. Semua perubahan ini harus diotorisasi secara tertulis oleh department personalia sebelum dimasukan ke dalam file induk data personalia. Departement personalia juga harus mengeluarkan pemberitahuan tentang pemberhentian pada saat berakhirnya ikatan kerja seseorang. 

2. Penerimaan jasa, mencakup:

1. Menyiapkan data kehadiran
2. Menyiapkan pencatatan waktu.

Time clock sering digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang karyawan pada saat sebuah kartu waktu atau tanda pengenal karyawan dimasukan ke dalam time clock tersebut. Agar seorang karyawan tidak melakukan absensi melalui karyawan lain, petugas keamanan harus mengawasi prosedur kartu waktu itu.

3. Pencatatan transaksi penggajian, yang mencakup:

a. Menyiapkan daftar serta mencatat gaji dan upah

Program gaji dan upah memilah transaksi-transaksi penggajian menurut nomor karyawan. Pengendalian terhadap proses pemasukan data yang mendahului perhitungan gaji dan upah ini akan mendukung asersi eksistensi/ keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, dan penilaian atau alokasi untuk transaksi penggajian.

b. Menyiapkan pembayaran gaji dan upah

Pada saat pembayaran kotor, potongan, dan pembayaran bersih dihitung untuk setiap karyawan, program akan memutakhirkan file induk penghasilan karyawan, dan mengakumulasi total layak jurnal gaji dan upah yang dihasilkan serta dimasukan ke dalam file induk buku besar umum ketika proses ini telah selesai.

Keluaran tercetak berikut ini akan dikirimkan ke department pengendalian data:

1. Sebuah laporan tentang penyimpangan dan pengendalian yang telah ditelaah oleh department pengendalian data sebelum membagikan keluaran tercetak lainnya.
2. Sebuah salinan register gaji dan upah yang dikembalikan bersama dengan kartu jam dan tiket waktu kepada departemen gaji dan upah untuk dibandingkan dengan data batch transmittal yang asli.
3. Sebuah salinan register gaji dan upah yang kedua serta cek-cek gaji bernomor yang dikirimkan ke kantor bendahara.
4. Ikhtisar buku besar umum yang dikirimkan ke department akuntansi yang memperlihatkan ayat jurnal gaji dan upah yang dihasilkan oleh program penggajian.

4. Pembayaran Gaji dan Upah yang Mencakup

Membayar gaji dan upah serta menjaga upah yang belum diambil Pengendalian yang dapat diterapkan meliputi berikut ini:

1. Cek-cek gaji itu harus ditandatangani dan dibagikan oleh personel kantor bendahara yang berwenang dan tidak terlibat dalam penyusunan daftar atau pencatatan gaji dan upah.
2. Akses kemesin penandatanganan cek dan pelat tanda tangan harus dibatasi pada orang-orang yang berwenang.
3. Cek-cek gaji harus didistribusikan hanya kepada karyawan yang identifikasinya benar.